Akte van splitsing wijzigen: stappen, meerderheid en valkuilen

Voorbeeld wijzigingen van de akte van splitsing

De benodigde wijzigingen hangen af van de aanpassing aan het gebouw. Een nieuw dakterras vraagt om minder wijzigingen dan een nieuwe woonlaag: Voor een dakterras kan wijziging van de splitsingstekening en de omschrijving van het appartementsrecht zelf volstaan. Als een gebouw met nieuwe woningen wordt “opgetopt” of de begane grond ervan wordt “uitgeplint”, dan krijgt de splitsing nieuwe appartementsrechten, wijzigen de breukdelen, de stemrechten en is een nieuwe splitsingstekening vereist. Als daarbij ook bergingen van bestaande appartementen worden afgesplitst en overgedragen, dan zullen die appartementsrechten in de splitsingsakte een nieuwe omvang en index krijgen. Hierbij kunnen (nieuwe) onderhouds-, aansprakelijkheids- en exoneratieclausules komen. 

Welk orgaan beslist over aktewijziging?

Het is aan de algemene ledenvergadering van de VvE (ALV) over aktewijziging een vergaderbesluit te nemen. Let op, bepaalde veranderingen aan een gebouw gaan überhaupt niet zonder aktewijziging en vereisen derhalve goedkeuring van de ALV. Dat geldt bij zgn. ‘goederenrechtelijke’ wijzigingen zoals de wijziging van de constructie, breukdelen en stemrechten. Lees dit blog om meer te weten over die verplichting.

Stappen voor het wijzigen van de akte van splitsing

Het proces van aktewijziging bestaat uit de volgende stappen en fases:

1. ALV met voorbesluit(en).
2. Advisering en/of vergunningsaanvraag.
3. Notarieel concept wijzigingsakte.
4. ALV met eindbesluit (instemming aktewijziging).
5. Vernietigingstermijn tegen eindbesluit.
6. Notaris schrijft beperkt gerechtigden aan.
7. Notaris publiceert wijzigingsakte in het openbaar register.

De stappen 1 t/m 3 kunnen overlappen. Hieronder volgt een nadere toelichting op het proces. 

Ter voorkoming van onnodige kosten en discussies: het ‘voorbesluit’

De initiatiefnemer van een wijziging draait doorgaans op voor de bijbehorende kosten. Zoals bouwkundige advieskosten en leges. Dergelijke kosten kunnen oplopen, terwijl over aktewijziging pas zekerheid bestaat nadat de VvE het definitieve ‘eindbesluit’ heeft genomen én vervolgens tegenstanders van het besluit dat niet hebben aangevochten. Het is een initiatiefnemer dan ook aan te bevelen in een eerdere fase te ontdekken of binnen de VvE voldoende draagvlak bestaat. Dit door een ‘voorbesluit’ te agenderen.

Een ‘voorbesluit’ kan zien op principiële bezwaren of (bouwkundige) uitgangspunten die de leden stellen en die bij het eindbesluit kunnen meewegen. Het kan een initiatiefnemer vertrouwen geven en inzicht geven over de vereiste acties om zijn initiatief te doen slagen. Tegenstanders van een beoogde wijziging kunnen in deze fase specifieke bezwaren of zorgen delen of aangeven geheel geen medewerking te zullen geven.

Het hangt af van de feiten en omstandigheden hoeveel zekerheid voorbesluiten geven. De (juridische) relevantie verschilt per casus. Deze stemming kan wel een beeld geven van de slaagkans van het initiatief of de kansen in een rechtszaak.

Rol van de notaris bij het wijzigen van de splitsingsakte

De splitsingsakte is een notarieel document en openbaar geregistreerd. Iedereen kan ervan kennisnemen. Men moet dan ook kunnen vertrouwen op de inhoud ervan. Een wijziging van de splitsingsakte wordt dan ook door een notaris opgesteld en openbaar gepubliceerd. Vanaf die publicatie geldt de wijziging. Een wijziging met terugwerkende kracht is dus niet mogelijk.

Wanneer vindt die publicatie plaats? Dat gebeurt nadat de VvE het definitieve besluit tot aktewijziging heeft genomen, én nadat drie (3) maanden zijn verstreken waarbinnen tegenstanders het (eind)besluit konden vernietigen.

De notaris zal doorgaans ook een concept aanleveren van de wijzigingsakte. In dat concept staan de gewijzigde teksten en het bevat doorgaans een nieuwe splitsingstekening. Dat concept is van belang omdat op basis daarvan de ALV haar eindbesluit zal nemen.

Het ‘eindbesluit’ van de VvE

Het definitieve besluit tot aktewijziging wordt specifiek geagendeerd voor een ALV. De oproepingstermijn voor deze vergadering is minimaal 15 dagen. Het concept van de wijzigingsakte wordt minimaal vijf (5) dagen voor de ALV ter inzage gelegd (artikel 2:42 BW). De notaris levert dat concept aan.

Als de ALV instemt met het concept, dan is dat het definitieve besluit van de VvE. Na dit besluit kunnen tegenstanders het besluit vernietigen via de kantonrechter, als zo’n besluit niet met 100% medewerking genomen kon worden (over die meerderheid later meer). Deze vernietigingstermijn van drie (3) maanden vangt aan vanaf de dag nadat het besluit is genomen (artikel 5:140b BW).

Met het eindbesluit is de notaris weer aan zet. Als tegenstanders geen nietigheid of vernietiging hebben ingeroepen, kan hij de aktewijziging formaliseren. Na recherche worden de beperkt gerechtigden (zoals hypotheekhouders, beslagleggers of erfverpachters) om goedkeuring gevraagd. Uiteindelijk publiceert de notaris de aktewijziging in het Kadaster.

Welke meerderheid is nodig voor het wijzigen van de splitsingsakte?

Voor het ‘eindbesluit’ tot aktewijziging geldt een verzwaard quorum en stemmeerderheid ten opzichte van normale VvE besluiten. Artikel 5:139 BW bepaalt dat primair alle eigenaars moeten instemmen (100%). Ook kan 80% volstaan bij medewerking van het bestuur. Ook alle beperkt gerechtigheden dienen in te stemmen.

Opgelet! Een 80% meerderheid volstaat niet altijd! De Hoge Raad oordeelde in 2023 dat een 80% meerderheid niet volstaat bij een zgn. ‘daad van beschikking’. Bij een ‘daad van beschikking’ dient de volledige gemeenschap mee te werken (100%). Een ‘daad van beschikking’ is bijvoorbeeld de overdracht van een gemeenschappelijk gedeelte aan een individu. Zoals het dak aan een VvE-lid voor een exclusief dakterras. De gemeenschap is eigenaar van het dak en zij draagt (een deel van) de exclusiviteit over aan een ander (het individu). Dat is vergelijkbaar met de overdracht (verkoop) van onroerend goed. De eis van 100% medewerking voor dergelijke leveringshandelingen is niet onlogisch omdat de gemeenschap van haar eigendom/gebruiksrecht definitief afstand doet.

De tegenhanger van een ‘daad van beschikking’ is een ‘daad van beheer’. Bij een ‘daad van beheer’ gaat de 80% norm wel op. Een ‘daad van beheer’ betreft het beheer van de vereniging. Strikt genomen is de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de VvE ook beperkt tot dit beheer (artikel 5:126 BW). De gemeenschap van eigenaars beslist over verderstrekkende kwesties, zoals de eigendomsrechten, lees hier meer over collectief eigendom van vastgoed.

Geen goedkeuring van de ALV? Een vervangende machtiging biedt oplossing

Mocht instemming voor aktewijziging van de leden ontbreken, dan kan de initiatiefnemer de kantonrechter een vervangende machtiging vragen. Een vervangende machtiging treedt in de plaats van de vereiste medewerking van de VvE. Zo’n machtiging wordt toegewezen als de weigeraars géén ‘redelijke weigeringsgrond’ hebben. Zo’n ‘redelijke weigeringsgrond’ is een ruim begrip. Die kan bijvoorbeeld zien op - gevreesde - bouwcomplicaties, onkosten, verstoring woonklimaat of aantasting architectonisch uiterlijk.

Voor de initiatiefnemer is het aan te bevelen om alle denkbare bezwaren (dus alle potentiële ‘redelijke weigeringsgronden’) zo snel mogelijk in kaart te brengen. Als dan blijkt dat redelijke weigeringsgronden aan de orde zijn, dan zullen die weggenomen moeten worden om uiteindelijk een kantonrechter van het initiatief te overtuigen (of liever eerder de weigeraar zelf).

Let op, het verzoek tot een vervangende machtiging voor aktewijziging dient met minimaal 50% van de stemgerechtigden bij het kantongerecht te worden ingediend. Als een initiatiefnemer te weinig medestanders heeft, dan zal zijn verzoek niet-ontvankelijk zijn.

Vernietiging van het besluit tot wijziging van de splitsingsakte en schadevergoeding

Een (vergaderbesluit tot) aktewijziging kan door de rechter worden vernietigd. Die vordering moet worden ingesteld binnen een termijn van drie (3) maanden na het besluit ter vergadering (artikel 5:140b BW) of binnen een (1) jaar (als beperkt gerechtigden niet instemden ex artikel 5:141 BW). Lees hier meer over de positie van de weigeraar c.q. verweerderin de VvE. 

Schadeloosstelling weigeraar

Uit artikel 5:140b BW volgt dat de rechter een vordering tot vernietiging afwijst, als de eisende appartementseigenaar geen schade lijdt of als hem een redelijke schadeloosstelling wordt aangeboden. 

 ‍

Wilt u advies over een wijziging van de splitsingsakte? Neem vrijblijvend contact op met de specialisten van Cobra Vastgoed Advocaten.

‍